POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos y procedimientos que TOOLS 4 MEDIA SAS, en adelante “la Empresa”, adoptará para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y protección de los Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados y terceros con quienes tenga relación comercial o laboral.
1. Responsable del Tratamiento TOOLS 4 MEDIA SAS, sociedad comercial identificada con NIT 900.309.921 – 1, con domicilio principal en la Carrera 62 No. 103 – 44 Edificio Torre del Reloj Oficina 406, Bogotá D.C., Colombia.
Teléfono: 3136392291
Correo electrónico: [email protected]
2. Definiciones
2.1. Datos Personales: Se refiere a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.2. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.3. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
3. Tratamiento y Finalidades La Empresa, en el desarrollo de su objeto social enfocado en la comercialización de equipos y tecnología, realizará el tratamiento de Datos Personales con las siguientes finalidades:
3.1. Procesar transacciones, gestionar facturación, coordinar envíos de equipos y cumplir con las obligaciones contractuales derivadas de la venta de productos.
3.2. Realizar la actualización de datos de clientes, proveedores y empleados para fines administrativos, comerciales y contables.
3.3. Brindar soporte técnico, garantías y asesoría relacionada con los equipos adquiridos.
3.4. Invitar a conferencias, capacitaciones, lanzamientos y eventos relacionados con la industria.
3.5. Ofrecer servicios, productos, promociones y comunicar noticias o novedades de la Empresa.
4. Tratamiento de Datos Sensibles La Empresa se acoge a la regla general de no recolectar ni tratar datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud o biométricos). En caso de que sea estrictamente necesario recopilar este tipo de datos, se informará al Titular de manera explícita y previa, dejándole claro que responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad es de carácter facultativo (opcional) y requiriendo su autorización expresa.
5. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes El tratamiento de datos personales de menores de edad está proscrito por la ley, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros: a) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) Asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En estos casos, la Empresa exigirá la autorización previa, expresa e informada del representante legal del menor.
6. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales Al proporcionar sus Datos Personales, los titulares manifiestan haber leído y entendido esta Política y otorgan su consentimiento previo, expreso, libre e informado para que la Empresa recolecte, almacene, use y circule dicha información, de acuerdo con las finalidades aquí establecidas.
7. Derechos de los Titulares De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos:
7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa.
7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, salvo en los casos en que la ley exceptúe este requisito.
7.3. Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que la Empresa ha incurrido en conductas contrarias a la ley. (Nota: La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos).
7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Procedimiento para ejercer los Derechos (PQR) El Área de Administración de la Empresa es la responsable de la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) ante la cual el Titular podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, o revocar la autorización. Los titulares podrán ejercer sus derechos enviando una comunicación escrita al correo electrónico: [email protected].
9. Seguridad de los Datos Personales La Empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, o por el plazo máximo que establezcan las obligaciones legales, comerciales, contables o fiscales vigentes.
11. Actualización de la Política La Empresa se reserva el derecho de modificar y actualizar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a los titulares a través del sitio web de la Empresa antes de implementar las nuevas políticas.